חשבוניות וגבייה בקיוז

קיוז מקשרת באופן אוטומטי בין חשבוניות לבין טיפולים או מוצרים אחרים וכך מאפשרת גבייה מהירה, מדוייקת ויעילה.
הפקת חשבוניות ושליחתן, מעקב אחרי תשלומים, הפקת סיכומים, אפשרויות תשלום מגוונות, תשלום עצמאי ללקוחות, עמודי מכירה, יומן רופא אוטומטי ועוד ועוד


איור של אדם בלבוש עסקי מחזיק כרטיס אשראי ועומד מול כרטיס אשראי גדול

גבייה יעילה

הפקת חשבוניות

סדר וארגון

ניהול זמן

הפקת חשבוניות וגבייה בקיוז

לצד הטיפולים, כל קליניקה חייבת לעקוב אחרי תשלומים, לוודא שכל מטופל משלם בהתאם למפגשים שבוצעו ולנהל רישום מדוייק בהתאם לדרישות ניהול יומן רופא.

במקום להשקיע את הזמן על חישובים ורישומים , קיוז עושה את זה עבורך. חישוב אוטומטי של החובות, בהתאם לפעילות המטופל, הפקה מיידית של החשבונית בלחיצה כולל פרטי הטיפולים או טקסט אחר לנוחיותך.

כדי לעזור אפילו יותר, קיוז מאפשרת גביית תשלום ישירות מתוך המערכת. תוכלו להכניס פרטי אשראי של הלקוחות או לשלוח להם קישור לשלם בעצמם. והחשבונית? היא תופק אוטומטית עם התשלום.

לוגו של עדי בליי - פסיכולוגית
אני מטפלת במגוון רחב של מטופלים ומוציאה חשבוניות בהתאם, מאז השימוש שלי בקיוז, כתיבת הקבלות ומעקב אחר תשלומים נהפכו לקלות ומאפשרות לי להתנהל במקצועיות רבה.
  • אתר הבית של העסק
  • דף האינסטגרם של העסק
  • דף פייסבוק של העסק
  • עדי בליי - פסיכולוגית

גם בלי חשבוניות וגבייה - קיוז יודעת להתאים את עצמה

לא חייבים להפיק חשבוניות או לבצע גבייה דרך קיוז. אפשר להשתמש בכל שירותי המערכת ולהפיק חשבוניות בנפרד, אבל... למה?

הנהלת חשבונות בקיוז - החלקים הגדולים

כל מה שצריך כדי להתעסק עם הצד הפיננסי של ניהול הקליניקה

הפקת חשבוניות

חשבונית מוכנה בלחיצה אחרי כל טיפול, או אחת למספר טיפולים. ניתן להפיק אוטומטית או ידנית, להוסיף פירוט טיפולים עם תאריכים, או להתאים את הנוסח לבחירתכם באופן קבוע או חד פעמי.

כל חשבונית נשמרת בתיק הלקוח ונשלחת אליו באמצעות דואר אלקטרוני או בוואטספ.

גביית תשלום מלקוחות

גבייה דרך קיוז מתבצעת בכמה דרכים תשלום דרך לינק אישי, מכירה דרך עמוד מוצר, או גבייה ישירה בתוך המערכת על ידי המטפל או צוות העסק.

התשלום נכנס, החשבונית נשלחת, והמערכת מתעדת ומתייקת את הכל במקום.

חישוב ורישום אוטומטי

שיוך אוטומטי על פי הסדר הכרונולוגי, או בקביעה ידנית בין המפגשים ביומן לבין החשבוניות.
במקרה בו לקוח משלם מראש, תוכלו לראות את היתרה ובכל טיפול שהתקיים, עלות הטיפול תקוזז מהיתרה.

והכל רשום ומתועד על פי דרישות יומן רופא, כך שבלחיצה אחת תקבלו דוח יומן רופא מפורט עבור מס הכנסה.


מסך מחשב מציג פריסת כרטיסי תוכן, בעוד מסמכים עוברים או נטענים לתוכו; מסוע ומסמכים מרחפים מעל מרמזים על אוטומציה וניהול תוכן

חובות

תשלומים

אוטומציה

מעקב חובות מטופלים אוטומטי

בכל פעם שמפגש מסומן ככזה שהתקיים, עלות הטיפול נזקפת אוטומטית לחובתו/לחובתה של המטופל. אותו הדבר קורה גם ברכישת כרטיסיות, מנויים או מוצרים נלווים.

קיוז עוקבת אוטומטית אחרי החוב ומציגה אותו במקום בולט בכרטיס הלקוח. כאשר הלקוח משלם, פרטי החוב מוזרמים אוטומטית לתוך החשבונית, כפריטים מוכנים מראש. כמובן, אפשר לערוך ולשנות אבל לרוב אין בכך צורך, והתשלום מתבצע במהירות וללא טעויות.

המערכת גם עוזרת לאתר חובות אבודים שטרם שולמו: לקוחות עם חוב גבוה מופיעים אוטומטית במסך הראשי כך שלא תפספסו אותם ואין יותר דבר כזה חוב "אבוד".

לוגו של סיגל ולדמן - פיזיותרפיה התפתחותית
אני משתמשת גם במערכת החשבוניות של התוכנה, כך שהכל מאורגן לי במקום אחד, ואני רואה בקלות אם לקוחות נמצאים בחוב. הנפקת החשבונית היא קלה והשליחה למטופל אוטומטית למייל
  • דף האינסטגרם של העסק
  • דף פייסבוק של העסק
  • סיגל ולדמן - פיזיותרפיה התפתחותית

סוגי המסמכים החשבונאיים בקיוז

ההתנהלות החשבונאית מוטמעת בתוך המערכת לניהול הקליניקה

חשבונית מס קבלה

מסמך משולב שמעיד גם על ביצוע עסקה (לצרכי מע"מ) וגם על קבלת תשלום בפועל. מתאים בדרך כלל לעבודה השוטפת של מטפל.

חשבונית מס

דרישת תשלום רשמית לצרכי מע"מ, מופקת בעת מתן שירות או מכירת מוצר, אך לא בהכרח עם קבלת התשלום.

קבלה

אישור על קבלת תשלום מלקוח, ללא קשר למועד מתן השירות או הסחורה. מסמך זה יכיל את אמצעי התשלום ופרטיו.

חשבונית עסקה

מסמך לא מחייב לצורכי מע"מ, המשמש כצעת מחיר רשמית או דרישת תשלום לפני מתן השירות או קבלת התשלום.


איור של אדם יושב על ספסל עם פתקית דביקה מול לוח קנבן גדול עם עמודות ופתקיות צבעוניות המייצגות אירועים

גורם מממן

חשבונית חודשית

ריכוז מטופלים

ריכוז תשלומים לגורם מממן במסך אחד

ניהול חשבוניות לגורם מממן דורש מעקב מסודר אחר טיפולים, מטופלים ותשלומים. בקיוז, המערכת מנהלת את כל התהליך באופן אוטומטי למזעור טעויות.

המערכת מאפשרת להגדיר גורם מממן לכל מפגש, לעקוב אחר הטיפולים של כל גורם מממן, ולהפיק בסוף החודש חשבונית מסודרת עם פירוט המפגשים.

כל המידע נשמר ומתועד באופן מסודר, כולל היסטוריית התשלומים, פירוט הטיפולים, ופרטי המטופלים – הכל במקום אחד, נגיש וזמין.

חיבור ליומן הרופא

כל מידע פיננסי במערכת מחובר אוטומטית גם לדוחות יומן הרופא כפי שנדרש על פי החוק.
אין צורך לעדכן ידנית הדוחות נוצרים ברקע, והם זמינים תמיד, לכל ביקורת או צורך אחר.

דוחות וסיכומים

בקיוז תמצאו מסך דוחות פשוט לשימוש אך עשיר באפשרויות. אתם יכולים לסנן לפי משתנים שונים, לייצא מידע גולמי או להפיק סיכומים ישירות מתוך המערכת.
הממשק מהיר, נוח, מותאם לנייד ומאפשר קבלת תמונת מצב מדוייקת ומעמיקה עבורכם או עבור רואה החשבון.

הרי כל הנתונים שלכם כבר מרוכזים במקום אחד: תשלומים, מפגשים, לקוחות וכל המידע עליהם. אז למה לא לנצל את זה כדי להכיר את העסק שלכם טוב יותר?

כמה הרווחתם מכל סוג טיפול? מי המטפל שמכניס הכי הרבה? כמה כסף עדיין לא שולם? ומה ההכנסה החודשית הכוללת? כל התשובות בלחיצת כפתור.

לוגו של פיזיוקליניק כפר יונה - מכון פיזיותרפיה
מערכת מאוד חכמה ומתקדמת, ונוחה מאוד לשימוש מול לקוחות, גם לקביעת תורים וניהול יומן וגם לגביית תשלום מלקוחות.
  • אתר הבית של העסק
  • דף פייסבוק של העסק
  • פיזיוקליניק כפר יונה - מכון פיזיותרפיה

פתרונות גבייה מקצועיים ויעילים

כל הדרכים לאפשר ללקוחות לשלם – בקלות, ובזמן שנכון להם.

עמודי מכירה

כרטיסיות, מנויים או מוצרים – לכל מוצר יש לינק קבוע שתוכלו לשתף באתר, בווטסאפ או בדף נחיתה.
המטופל בוחר, משלם – ואתם מקבלים את המידע מסודר אוטומטית במערכת.

לינק תשלום אישי ללקוח

מכל כרטיס לקוח תוכלו לשלוח קישור אישי לתשלום – קבוע, זמין, ומעודכן לפי חוב הלקוח.
הלקוח משלם, ואתם מקבלים תיעוד מלא וחשבונית אוטומטית.

תשלום עצמאי בקביעת מפגש

אם אתה מאפשר למטופלים להרשם בעצמם למפגשים – אפשר להגדיר גבייה חלקית או מלאה מראש, כחלק מתהליך ההרשמה.

מסופון סליקה בקליניקה

ניתן לחבר מסופון תשלום פיזי לעמדה בקליניקה – לקבל תשלום במקום, בלי לרשום ידנית, והחשבונית תצא אוטומטית.


איור של אישה דוחפת עגלת קניות מלאה, כשברקע מסך סמארטפון גדול המציג מדף חנות וירטואלי

עמודי מכירה

לינק תשלום

שיווק דיגיטלי

עמודי מכירה לכל מוצר, כרטיסיה או מנוי

מציעים מנויים, כרטיסיות או טיפולים בודדים? כל שירות מקבל עמוד מכירה עם לינק קבוע שאפשר לשתף בקלות בוואטסאפ, במייל או בדף נחיתה.

המטופלים בוחרים את המוצר או השירות, מבצעים תשלום, כרטיס הלקוח שלהם מתעדכן ואתם מקבלים את התשלום ואת החשבונית ישירות למערכת, בלי התעסקות ידנית.

לוגו של עופרי אברהם - מטפלת באומנות ו CBT
אני משתמשת בקיוז כבר שנים לצורך ניהול הקליניקה והטיפולים. אני אוהבת במיוחד את העובדה שכל הצרכים שלי מרוכזים בפלטפורמה אחת, כולל ניהול היומן, תשלומים, קבלות, תיעוד מפגשים, מסמכים, דו"חות לרואה חשבון, ועוד ועוד
  • דף פייסבוק של העסק
  • עופרי אברהם - מטפלת באומנות ו CBT

איור של אישה עומדת ליד סמארטפון ומסך גדול המציג סימני דולר, המייצגים אפליקציית תשלום או פיננסים

תשלום מראש

הזמנת תורים

גמישות למטופלים

תשלום עצמאי בקביעת מפגש

מאפשרים למטופלים להירשם בעצמם למפגשים? בקיוז תוכלו להגדיר גבייה חלקית או מלאה כבר בתהליך ההרשמה, בצורה פשוטה ומהירה.

ברגע שהמטופל משריין את ההרשמה למפגש, הוא עובר אוטומטית לתשלום בהתאם להגדרות שבחרת, ומיד עם התשלום המערכת תפיק עבורו חשבונית ותעדכן את תיק הלקוח שלו.

כך אתה מקבל שליטה מלאה, תוכל להחליט אילו סוגי מפגשים דורשים תשלום מראש וכמה, וכך למנוע ביטולים ולייעל את עבודת הקליניקה.


איור של אדם עומד ליד מסך גדול המציג מדדים פיננסיים בתרשים עמודות וקו, המצביע על ניתוח או הצגת נתונים

רואה חשבון

הגנת הפרטיות

מידע חשבונאי

גישה לרואה החשבון - רק למה שצריך

גם אם תבקשו, אין ייצוא אוטומטי של מידע אישי מהמערכת ולכן רואה החשבון לא יקבל מייל עם כל המידע.
מה כן? הוא יכול להיכנס בעצמו למערכת עם מספר הטלפון שלו, לעבור זיהוי ואימות ובלחיצה אחת לייצא רק את המידע החשבונאי שהוא צריך ולא יותר.

הרשאות הגישה של רואה החשבון מוגבלות – אין לו גישה למידע הרפואי שנשמר, וגם לא ליומן.

בנוסף, אפשר גם לתעד הוצאות בקיוז כך שרואה החשבון מקבל הכל מהמערכת בלי שתצטרך לאסוף, לסכם ולשלוח בנפרד.


איור של אדם מחזיק מסמך, עומד לצד טופס דיגיטלי עם שדות קלט וכפתור פלוס, המסמל בקשת אסימון גישה במערכת רשות המסים

רישום ברשות המסים

מניעת חשבוניות פיקטיביות

מספר הקצאה

חשבוניות ישראל ומספר הקצאה לחשבונית

בהתאם לשינויים בחוק, לצורך ניכוי מס תשומות על כל חשבונית מס שמעל 20,000 ש"ח (ללא מע"מ), חובה לכלול מספר הקצאה ייחודי אשר ניתן על ידי רשות המסים. זה אומר שכל חשבונית שתפיקו מעל סכום זה, נדרשת להיות מדווחת לרשויות המס בעת ההפקה, כולל פרטי ת.ז או ח.פ של המשלם.
בהמשך, הסכום המינימלי הדורש מספר הקצאה צפוי להגיע ל 5,000 ש"ח (ללא מע"מ).

לצורך קבלת מספר הקצאה יש לבצע רישום במערכות רשות המסים. ניתן לעשות זאת בתוך המערכת בלחיצה על כפתור "הרשמה ברשות המסים". קיוז, באמצעות ספק החשבוניות של המערכת, תומכת בקבלת מספרי הקצאה מרשות המסים בעת הפקת המסמך.

שימו לב, את חידוש ואימות הזיהוי מול מס הכנסה יש לעשות במערכת אחת לשלושה חודשים.

לוגו של יערית אסרף - CBT
קיוז מציעה מגוון רחב של כלים שמקלים עליי בעבודה היומיומית, החל מיצירת חשבוניות בצורה מהירה ומסודרת, דרך תזכורות אוטומטיות ללקוחות ועד לניהול שירות לקוחות בצורה יעילה ואדיבה.
  • אתר הבית של העסק
  • דף האינסטגרם של העסק
  • יערית אסרף - CBT

אפשרויות נוספות בהפקת מסמכים חשבונאיים - חשבונית עצמית?

לעתים מגיעים לקוחות שדורשים התנהלות חשבונאית חריגה, לקוחות מחו"ל, דוברי אנגלית או כאשר נדרש ניכוי מס במקור. קיוז נותנת מענה גם למקרים כאלה.

חשבוניות ללא מע"מ

ישנם מקרים מסויימים בהם לא נדרש חיוב מע"מ בחשבונית. זה לא קורה הרבה, אבל אם כן - תדעו שזה אפשרי.

ניכוי מס במקור

אם התבקשת להפיק חשבונית עם ניכוי מס במקור, תוכל לסמן זאת בעת הפקת החשבונית, והמערכת תעדכן את הסכום בהתאם ותשמור תיעוד של ההפרש.

חשבונית באנגלית

מטפלים שמספקים שירות גם ללקוחות דוברי אנגלית, יכולים להפיק חשבוניות באנגלית כולל סוג המסמך באנגלית, פרטי העסק ופרטים נוספים.

חשבונית זיכוי וקבלה נגדית

לא קרה כלום, אפשר לזכות. קיוז תומכת בהפקת חשבונית זיכוי וקבלה נגדית, לצורך החזר כספי, תיקונים, התאמות או ביטולים.

כאן אמור להיות לך כפתור הרשמה

אבל אם הגעת לכאן, ועדיין לא נרשמת, אולי פשוט תדבר איתנו?

פנה אלינו בווטסאפ
matdash-img