חשבוניות וגבייה בקיוז
קיוז מקשרת באופן אוטומטי בין חשבוניות לבין טיפולים או מוצרים אחרים וכך מאפשרת גבייה מהירה, מדוייקת ויעילה.
הפקת חשבוניות ושליחתן, מעקב אחרי תשלומים, הפקת סיכומים, אפשרויות תשלום מגוונות, תשלום עצמאי ללקוחות, עמודי מכירה, יומן רופא אוטומטי ועוד ועוד
גבייה יעילה
הפקת חשבוניות
סדר וארגון
ניהול זמן
הפקת חשבוניות וגבייה בקיוז
לצד הטיפולים, כל קליניקה חייבת לעקוב אחרי תשלומים, לוודא שכל מטופל משלם בהתאם למפגשים שבוצעו ולנהל רישום מדוייק בהתאם לדרישות ניהול יומן רופא.
במקום להשקיע את הזמן על חישובים ורישומים , קיוז עושה את זה עבורך. חישוב אוטומטי של החובות, בהתאם לפעילות המטופל, הפקה מיידית של החשבונית בלחיצה כולל פרטי הטיפולים או טקסט אחר לנוחיותך.
כדי לעזור אפילו יותר, קיוז מאפשרת גביית תשלום ישירות מתוך המערכת. תוכלו להכניס פרטי אשראי של הלקוחות או לשלוח להם קישור לשלם בעצמם. והחשבונית? היא תופק אוטומטית עם התשלום.
גם בלי חשבוניות וגבייה - קיוז יודעת להתאים את עצמה
לא חייבים להפיק חשבוניות או לבצע גבייה דרך קיוז. אפשר להשתמש בכל שירותי המערכת ולהפיק חשבוניות בנפרד, אבל... למה?
הנהלת חשבונות בקיוז - החלקים הגדולים
כל מה שצריך כדי להתעסק עם הצד הפיננסי של ניהול הקליניקה
הפקת חשבוניות
חשבונית מוכנה בלחיצה אחרי כל טיפול, או אחת למספר טיפולים. ניתן להפיק אוטומטית או ידנית, להוסיף פירוט טיפולים עם תאריכים, או להתאים את הנוסח לבחירתכם באופן קבוע או חד פעמי.
כל חשבונית נשמרת בתיק הלקוח ונשלחת אליו באמצעות דואר אלקטרוני או בוואטספ.
גביית תשלום מלקוחות
גבייה דרך קיוז מתבצעת בכמה דרכים תשלום דרך לינק אישי, מכירה דרך עמוד מוצר, או גבייה ישירה בתוך המערכת על ידי המטפל או צוות העסק.
התשלום נכנס, החשבונית נשלחת, והמערכת מתעדת ומתייקת את הכל במקום.
חישוב ורישום אוטומטי
שיוך אוטומטי על פי הסדר הכרונולוגי, או בקביעה ידנית בין המפגשים ביומן לבין החשבוניות. במקרה בו לקוח משלם מראש, תוכלו לראות את היתרה ובכל טיפול שהתקיים, עלות הטיפול תקוזז מהיתרה.
והכל רשום ומתועד על פי דרישות יומן רופא, כך שבלחיצה אחת תקבלו דוח יומן רופא מפורט עבור מס הכנסה.
חובות
תשלומים
אוטומציה
מעקב חובות מטופלים אוטומטי
בכל פעם שמפגש מסומן ככזה שהתקיים, עלות הטיפול נזקפת אוטומטית לחובתו/לחובתה של המטופל. אותו הדבר קורה גם ברכישת כרטיסיות, מנויים או מוצרים נלווים.
קיוז עוקבת אוטומטית אחרי החוב ומציגה אותו במקום בולט בכרטיס הלקוח. כאשר הלקוח משלם, פרטי החוב מוזרמים אוטומטית לתוך החשבונית, כפריטים מוכנים מראש. כמובן, אפשר לערוך ולשנות אבל לרוב אין בכך צורך, והתשלום מתבצע במהירות וללא טעויות.
המערכת גם עוזרת לאתר חובות אבודים שטרם שולמו: לקוחות עם חוב גבוה מופיעים אוטומטית במסך הראשי כך שלא תפספסו אותם ואין יותר דבר כזה חוב "אבוד".
סוגי המסמכים החשבונאיים בקיוז
ההתנהלות החשבונאית מוטמעת בתוך המערכת לניהול הקליניקה
חשבונית מס קבלה
מסמך משולב שמעיד גם על ביצוע עסקה (לצרכי מע"מ) וגם על קבלת תשלום בפועל. מתאים בדרך כלל לעבודה השוטפת של מטפל.
חשבונית מס
דרישת תשלום רשמית לצרכי מע"מ, מופקת בעת מתן שירות או מכירת מוצר, אך לא בהכרח עם קבלת התשלום.
קבלה
אישור על קבלת תשלום מלקוח, ללא קשר למועד מתן השירות או הסחורה. מסמך זה יכיל את אמצעי התשלום ופרטיו.
חשבונית עסקה
מסמך לא מחייב לצורכי מע"מ, המשמש כצעת מחיר רשמית או דרישת תשלום לפני מתן השירות או קבלת התשלום.
גורם מממן
חשבונית חודשית
ריכוז מטופלים
ריכוז תשלומים לגורם מממן במסך אחד
ניהול חשבוניות לגורם מממן דורש מעקב מסודר אחר טיפולים, מטופלים ותשלומים. בקיוז, המערכת מנהלת את כל התהליך באופן אוטומטי למזעור טעויות.
המערכת מאפשרת להגדיר גורם מממן לכל מפגש, לעקוב אחר הטיפולים של כל גורם מממן, ולהפיק בסוף החודש חשבונית מסודרת עם פירוט המפגשים.
כל המידע נשמר ומתועד באופן מסודר, כולל היסטוריית התשלומים, פירוט הטיפולים, ופרטי המטופלים – הכל במקום אחד, נגיש וזמין.
פתרונות גבייה מקצועיים ויעילים
כל הדרכים לאפשר ללקוחות לשלם – בקלות, ובזמן שנכון להם.
עמודי מכירה
כרטיסיות, מנויים או מוצרים – לכל מוצר יש לינק קבוע שתוכלו לשתף באתר, בווטסאפ או בדף נחיתה. המטופל בוחר, משלם – ואתם מקבלים את המידע מסודר אוטומטית במערכת.
לינק תשלום אישי ללקוח
מכל כרטיס לקוח תוכלו לשלוח קישור אישי לתשלום – קבוע, זמין, ומעודכן לפי חוב הלקוח. הלקוח משלם, ואתם מקבלים תיעוד מלא וחשבונית אוטומטית.
תשלום עצמאי בקביעת מפגש
אם אתה מאפשר למטופלים להרשם בעצמם למפגשים – אפשר להגדיר גבייה חלקית או מלאה מראש, כחלק מתהליך ההרשמה.
מסופון סליקה בקליניקה
ניתן לחבר מסופון תשלום פיזי לעמדה בקליניקה – לקבל תשלום במקום, בלי לרשום ידנית, והחשבונית תצא אוטומטית.
עמודי מכירה
לינק תשלום
שיווק דיגיטלי
עמודי מכירה לכל מוצר, כרטיסיה או מנוי
מציעים מנויים, כרטיסיות או טיפולים בודדים? כל שירות מקבל עמוד מכירה עם לינק קבוע שאפשר לשתף בקלות בוואטסאפ, במייל או בדף נחיתה.
המטופלים בוחרים את המוצר או השירות, מבצעים תשלום, כרטיס הלקוח שלהם מתעדכן ואתם מקבלים את התשלום ואת החשבונית ישירות למערכת, בלי התעסקות ידנית.
תשלום מהיר
לינק אישי
חשבוניות אוטומטיות
לינק תשלום אישי ללקוח
לכל לקוח במערכת יש אפשרות לשלוח קישור תשלום אישי שמחושב אוטומטית לפי הטיפולים שלו והחוב שלו. פשוט משתפים את הלינק עם הלקוח, ישירות מתוך המערכת, הלקוח מזדהה עם מספר הטלפון שלו לאימות, משלם, ואתם רואים מיד את התשלום ואת החשבונית ישירות בתיק המטופל.
אין צורך לעקוב ידנית, החשבונית נוצרת אוטומטית, והפרטים מתעדכנים בתיק הלקוח. כך מתנהלים בצורה מסודרת וממזערים טעויות יקרות.
הלינק זמין לשימוש חוזר על ידי המטופל, לאחר אימות וזיהוי גם מהנייד. פשוט, בטוח וחוסך זמן לכולם.
תשלום מראש
הזמנת תורים
גמישות למטופלים
תשלום עצמאי בקביעת מפגש
מאפשרים למטופלים להירשם בעצמם למפגשים? בקיוז תוכלו להגדיר גבייה חלקית או מלאה כבר בתהליך ההרשמה, בצורה פשוטה ומהירה.
ברגע שהמטופל משריין את ההרשמה למפגש, הוא עובר אוטומטית לתשלום בהתאם להגדרות שבחרת, ומיד עם התשלום המערכת תפיק עבורו חשבונית ותעדכן את תיק הלקוח שלו.
כך אתה מקבל שליטה מלאה, תוכל להחליט אילו סוגי מפגשים דורשים תשלום מראש וכמה, וכך למנוע ביטולים ולייעל את עבודת הקליניקה.
רואה חשבון
הגנת הפרטיות
מידע חשבונאי
גישה לרואה החשבון - רק למה שצריך
גם אם תבקשו, אין ייצוא אוטומטי של מידע אישי מהמערכת ולכן רואה החשבון לא יקבל מייל עם כל המידע. מה כן? הוא יכול להיכנס בעצמו למערכת עם מספר הטלפון שלו, לעבור זיהוי ואימות ובלחיצה אחת לייצא רק את המידע החשבונאי שהוא צריך ולא יותר.
הרשאות הגישה של רואה החשבון מוגבלות – אין לו גישה למידע הרפואי שנשמר, וגם לא ליומן.
בנוסף, אפשר גם לתעד הוצאות בקיוז כך שרואה החשבון מקבל הכל מהמערכת בלי שתצטרך לאסוף, לסכם ולשלוח בנפרד.
רישום ברשות המסים
מניעת חשבוניות פיקטיביות
מספר הקצאה
חשבוניות ישראל ומספר הקצאה לחשבונית
בהתאם לשינויים בחוק, לצורך ניכוי מס תשומות על כל חשבונית מס שמעל 20,000 ש"ח (ללא מע"מ), חובה לכלול מספר הקצאה ייחודי אשר ניתן על ידי רשות המסים. זה אומר שכל חשבונית שתפיקו מעל סכום זה, נדרשת להיות מדווחת לרשויות המס בעת ההפקה, כולל פרטי ת.ז או ח.פ של המשלם. בהמשך, הסכום המינימלי הדורש מספר הקצאה צפוי להגיע ל 5,000 ש"ח (ללא מע"מ).
לצורך קבלת מספר הקצאה יש לבצע רישום במערכות רשות המסים. ניתן לעשות זאת בתוך המערכת בלחיצה על כפתור "הרשמה ברשות המסים". קיוז, באמצעות ספק החשבוניות של המערכת, תומכת בקבלת מספרי הקצאה מרשות המסים בעת הפקת המסמך.
שימו לב, את חידוש ואימות הזיהוי מול מס הכנסה יש לעשות במערכת אחת לשלושה חודשים.
אפשרויות נוספות בהפקת מסמכים חשבונאיים - חשבונית עצמית?
לעתים מגיעים לקוחות שדורשים התנהלות חשבונאית חריגה, לקוחות מחו"ל, דוברי אנגלית או כאשר נדרש ניכוי מס במקור. קיוז נותנת מענה גם למקרים כאלה.
חשבוניות ללא מע"מ
ישנם מקרים מסויימים בהם לא נדרש חיוב מע"מ בחשבונית. זה לא קורה הרבה, אבל אם כן - תדעו שזה אפשרי.
ניכוי מס במקור
אם התבקשת להפיק חשבונית עם ניכוי מס במקור, תוכל לסמן זאת בעת הפקת החשבונית, והמערכת תעדכן את הסכום בהתאם ותשמור תיעוד של ההפרש.
חשבונית באנגלית
מטפלים שמספקים שירות גם ללקוחות דוברי אנגלית, יכולים להפיק חשבוניות באנגלית כולל סוג המסמך באנגלית, פרטי העסק ופרטים נוספים.
חשבונית זיכוי וקבלה נגדית
לא קרה כלום, אפשר לזכות. קיוז תומכת בהפקת חשבונית זיכוי וקבלה נגדית, לצורך החזר כספי, תיקונים, התאמות או ביטולים.
כאן אמור להיות לך כפתור הרשמה
אבל אם הגעת לכאן, ועדיין לא נרשמת, אולי פשוט תדבר איתנו?
פנה אלינו בווטסאפ